QUICK & DIRTY GUIDE TO THE FEDERAL  
FREEDOM OF INFORMATION ACT (FOIA) 
 
I.
OVERVIEW 
 
What is it: the Freedom of Information Act (“FOIA”), 5 U.S.C. § 552 et seq., permits access to 
records  of  the  federal  Executive  Branch  unless  they  fall  into  one  of  nine  discretionary 
exemptions. 
 
Who  it  covers:  every  “agency,”  “department,”  “regulatory  commission,”  “government 
controlled  corporation,”  and  “other  establishment”  in  the  executive  branch  of  the  federal 
government. 
→ Does not cover: Congress, the federal courts, private corporations, federally funded 
state  agencies,  some  federal  entities  that  don’t  fit  definition  of  “agency”  (like  the 
Smithsonian  and  the  Corporation  for  Public  Broadcasting),  and  state/local 
governments (but all states have their own open records laws). 
 
What it covers: all “records” in the possession or control of a federal agency. Under the 2007 
amendments,  this  also  includes  records  maintained  by  entities  outside  government  under  a 
government  contract.  The  term  “records”  is  defined  expansively  to  include  all  types  of 
documentary  information,  such  as  papers,  reports,  letters,  e‐mail,  films,  computer  tapes, 
photographs and sound recordings in any format, including electronic.  
→ Does  not  cover:  physical  objects  that  cannot  be  reproduced,  such  as  water  quality 
samples kept by the Environmental Protection Agency.  Agencies are not required to 
create records to respond to a request. 
 
II.
FILING A REQUEST 
 
 Requests should be directed to the agency that has the record(s) you seek; if in doubt, file 
with all agencies who could have the record(s).  Many agencies now accept emailed FOIA 
requests (ex: ice‐foia@dhs.gov, uscis.foia@dhs.gov). 
 
 Agencies *should* (but almost never do) respond to your request within 20 business days 
(although  they  can  extend  this  period  by  an  additional  10  working  days  under  certain 
circumstances).   
→ Under the FOIA, a “response” is a grant or denial of the records sought – not a mere 
acknowledgment of receipt of the request.   
→ Under the 2007 amendments to the FOIA, if an agency does not abide by the time 
restrictions,  it  cannot  charge  search  fees  to  anyone  (even  commercial  requestors), 
and in some circumstances, cannot charge duplication fees either. 
 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 1 of 7 

 

III.


WRITING A REQUEST 
 
A request must “reasonably describe” the records desired, which basically means it should 
be  specific enough  that  a  government  employee  familiar with  the  subject  area  can  locate 
the  records  with  reasonable  effort,  either  by  physically  inspecting  files  or  by  searching 
electronic databases. 
→ The more specific and narrow your request, the faster it will be processed, but the 
fewer records you will get.  
→ FOIA officers will usually pick specific words out of your request as search terms; so 
if you want them to use a specific keyword as a search term, be sure to include it.   
→ If  you  want  specific  locations/databases  searched,  be  sure  to  say  that  in  your 
request.   
→ Don’t  forget  to  include  a  timeframe  in  your  request  (i.e.,  “all  records  created  or 
received from January 1, 2005 to the present”).   
→ If  you  anticipate  litigating  your  request,  write  it  very  broadly,  but  still  be  specific.  
Example: 
All records created or received from January 1, 2005 to the present related to the 
investigation, arrest and/or detention of approximately 24 individuals in the City 
of Baltimore, Maryland, in or near the 7‐Eleven parking lot on or near the corner 
of Broadway and Lombard Streets, on or about January 23, 2007, including but 
not limited to any and all: 
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.



G‐123A Complaint forms;  
G‐166C Memorandums of Investigation;  
Pre‐ and/or post‐operational SPEARs;  
Pre‐ and/or post‐operational A/S Notes;  
Pre‐ and/or post‐operational Significant Incident Reports (“SIR”);  
Reports of Investigation (“ROI”);  
Field Operation Worksheets;  
Post‐Investigation Reports;  
Agents’ notes; 
All other records related to the investigation, planning or 
execution of the arrests, or the review, evaluation and reporting of 
the arrests. 

 
Expedited Processing: under certain circumstances, you can have your request expedited.  If 
you  request  expedited  treatment,  the  agency  must  respond  to  your  request  within  10 
calendar  days;  if  granted,  your  request  will  be  moved  to  the  front  of  the  line.    Expedited 
requests will sometimes be granted if you have a life‐threatening need for the information; 
if  delayed  disclosure  could  threaten  the  physical  safety  of  any  individual;  or  if  you  are  a 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 2 of 7 

 

reporter or a person who is otherwise “primarily engaged in disseminating information” and 
your request concerns a matter of “compelling need.” 
→ USCIS has created a special processing track to get accelerated access to Alien Files 
(“A‐files”) of individuals scheduled for a hearing before an Immigration Judge (IJ).  To 
qualify for this special “Track Three” processing, you must include at least one of the 
following with your FOIA request (and note that you can only get the A‐file this way):  
‐

Notice to Appear (Form I‐862); 

‐

Order to Show Cause (Form I‐122); 

‐

Notice of Referral to Immigration Judge (Form I‐863); or 

‐

A written request of continuation of a scheduled hearing before the IJ. 

→ A denial of a request for expedited processing can be appealed administratively (see 
below) and can be litigated.  
 
IV.
FEES AND FEE WAIVERS 
 
Fees: the FOIA permits agencies to charge reasonable fees to recover searching and duplication 
costs.  Fees are assessed based on the status of the requestor: 
1. Commercial  use  requesters  must  pay  fees  for  document  search,  duplication  and 
review;  
2. Non‐commercial requesters from educational or scientific institutions pay no search 
fees and receive 100 pages of free duplication;  
3. Representatives  of  the  news  media  pay  no  search  fees  and  receive  copies  of  100 
pages free;  
4. All other requesters receive two hours of search time and copies of 100 pages free. 
 
Fee waivers: a requester is entitled to a waiver or reduction of fees where “disclosure of the 
information is in the public interest because it is likely to contribute significantly to public 
understanding of the operations or activities of the government and is not primarily in the 
commercial interest of the requester.” 
→ Decisions on fee waiver requests are made on a case‐by‐case basis, and agencies are 
supposed to consider the following six factors:  
1. The subject of the requested records concerns government 
operations/activities. 
2. Disclosure is likely to contribute to understanding of these 
operations/activities. 
3. Disclosure will likely result in public understanding of the subject. 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 3 of 7 

 

4. Will significantly contribute to public understanding of gov’t 
operations/activities. 
5. The requester has a limited commercial interest in the disclosure. 
6. The public interest in disclosure is greater than the requester’s commercial 
interest. 
→ A denial of a request for a fee waiver can be appealed administratively and can be 
litigated.  
→ Under the 2007 amendments to the FOIA, if an agency does not abide by the time 
restrictions, it cannot charge search fees to anyone (even commercial requestors), 
and in some circumstances, cannot charge duplication fees either. 
 
V.
LITIGATING A FOIA REQUEST 
 
Overview: litigating a FOIA request (or requests) is relatively straightforward and can be quite 
rewarding.  If you litigate a request, you will certainly get more documents than if you do not.  
Moreover,  if  you  “substantially  prevail,”  you  will  be  awarded  attorneys  fees  and  litigations 
costs. 
 
A. PROCEDURAL ISSUES 
 
Exhaustion: before you can file suit in federal district court, you must properly exhaust. There 
are two types of exhaustion in FOIA cases: 


Constructive Exhaustion: if the agency does not “respond” to your request (which does 
not include a mere acknowledgment of receipt) within 20 working days (or 30 working 
days, if they invoked the provision of the FOIA permitting it an extra 10 days), you can 
go straight to court without doing anything else.   
→ However,  if  the  agency  responds  after  the  20/30  day  deadline  but  before  you 
have filed suit, you have to actually exhaust. 



Actual  Exhaustion:  involves  making  an  initial  request  of  records,  having  it  denied  (in 
whole or in part), then submitting the administrative appeal (instructions for which are 
always included with a denial) and having the appeal denied.  
→ If the agency does not respond to the administrative appeal within 20 working 
days, you have constructively exhausted and can file suit. 

 
Forum: proper in the federal district court where the Plaintiff resides or has its principal place of 
business; the district where the agency records are located; and the District Court of the District 
of Columbia. 

Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 4 of 7 

 

→ If  an  organization  has  multiple  offices  and  sends  the  request  from  a  particular 
office, forum would be proper in the district where that office is.  
 
Defendant: the agency; if documents have been “referred” to another agency, sue them both.  
 
Service: Plaintiff must serve the U.S. Attorney in the relevant district; the U.S. Attorney General; 
and the agency.  
 
Time for Answer: unlike virtually every other cause of action, in FOIA cases, the government has 
only 30 days to file its Answer.  Unfortunately, court clerks are not always aware of this, so be 
sure to mention it when you submit your summonses (or else they will try to “correct” them).  
 
 
B. PROSECUTING THE CASE 
 
Overview: Generally speaking, FOIA cases are decided on a motion (usually by the Government) 
for summary judgment.  After filing a complaint, the plaintiff will generally work out a briefing 
schedule  with  the  government’s  attorney.    Before  summary  judgment,  the  government  will 
usually do a “secondary search” for records responsive to the requests (which will usually turn 
up far more records than initially produced).   
 
To win on summary judgment, the government must make two particular showings: first, that it 
carried out a “reasonable” search for responsive records; and two, that the exemptions it has 
claimed are proper.   
 
Reasonable  search:    the  search  for  records  does  not  have  to  be  perfect;  instead,  it  must  be 
“reasonably  calculated  to  uncover  responsive  documents.”  A  search  that  does  not  include 
databases  or  locations  that  are  reasonably  likely  to  contain  responsive  documents  is  not 
reasonable;  nor  is  a  search  that  does  not  utilize  obvious  search  terms  or  include  the  entire 
timeframe specified in the FOIA request.  


The reasonableness of the search is shown with a sworn declaration that is sufficiently 
specific that the court can tell whether or not the search itself was reasonable.  



The  government  will  virtually  always  submit  a  declaration,  but  the  first  one  that  it 
submits  is  almost  always  insufficiently  detailed  to  meet  its  burden.    Caselaw  has 
outlined a number of requirements for the declaration:  
1. The  declarant  must  be  the  person  who  was  personally  responsible  for  either 
conducting the search or directly supervising it; 
2. The declaration must explain the search methodology used;  
3. Identify the search terms used;  
4. Describe the agency file systems searched. 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 5 of 7 

 



Example of insufficiently detailed description in a declaration: “The SDDO instructed the 
officers to search their emails.”   
o We have no idea if the officers actually did search their emails (because the 
declarant apparently did not directly supervise them); if they did search their 
emails, we have no idea what search terms they used, what time frame they 
searched  within,  what  email  folders  they  searched,  whether  it  included 
deleted/sent/archived email, etc.   

 
FOIA Exemptions: the FOIA provides 9 narrow, discretionary exemptions that fall into roughly 
three categories (privacy; public safety; and privileges).  Each exemption has its own test, and 
the  government  must  make  particular  showings  in  regards  to  each  claimed  exemption.  
Although  judges  will  frequently  defer  to  claimed  exemptions,  it  is  important  to  hold  the 
government  to  its  burdens  (because  although  they  usually  can  meet  them,  they  sometimes 
nonetheless do not).   


In order to justify particular exemptions, the government almost always submits what’s 
called a Vaughn Index.  The Index is supposed to give the judge enough information to 
see whether or not the exemption has been properly applied without requiring him or 
her  to  look  at  each  individual  record.    If  the  Index  is  insufficiently  detailed  or  fails  to 
carry  the  government’s  burden,  you  can  request  either  that  the  judge  examine  the 
documents  in  camera  or  simply  that  the  government  be  forced  to  disclose  them  in 
unredacted form. 



Caselaw has imposed three requirements on Vaughn indices:  
1. Index should be contained in one document, complete in itself; 
2. Index must adequately describe each withheld document or redaction; 
3. Index must state exemption and explain why it is relevant. 

 
Exemptions:  


Personal privacy/annoyance  
‐
‐
‐
‐



Exemption 2 (low): Internal agency rules that are of a trivial and administrative 
matter. 
Exemption 4: Business information/trade secrets 
Exemption 6: Personal privacy (balanced against public interest in disclosure) 
Exemption 7(c): privacy of law enforcement 

Public safety 
‐
‐

Exemption 1: National security information 
Exemption 2 (high): Internal agency rules disclosure of which would risk 
circumvention of law or regulation. 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 6 of 7 

 

‐
‐
‐


Exemption 7: law enforcement records 
Exemption 8: records of financial institutions 
Exemption 9: oil well data 

Privileges 
‐
‐

 
VI.
 

Exemption 3: Information exempted by other statutes (examples: HIPA). 
Exemption 5: inter‐ and intra‐agency memorandum (deliberative process; attorney‐
client; and work product).  

FOIA REFERENCES 

DOJ FOIA Reference Guide,1 revised May 2006: www.usdoj.gov/oip/04_3.html 
List of Federal Agencies' FOIA Web Sites: www.usdoj.gov/oip/other_age.htm 
List of Principal FOIA Contacts at Federal Agencies: www.usdoj.gov/oip/foiacontacts.htm 
Reporter’s Committee for Freedom of the Press: www.rcfp.org/ 
‐
‐
‐

‐

Gold‐standard site on FOI law, cases, analysis, etc.   
The Federal Open Government Guide is particularly indispensably.   
Reading Room contains 50‐state surveys on FOI and related issues, including access to 
police and juvenile records and electronic access to court records; taping interviews and 
phone conversations; etc.  
Also has great federal law resources, including guides on the First Amendment; access 
to the military justice system and the American Indian justice systems; and the 
reporter's privilege.   

National Freedom of Information Coalition: www.nfoic.org 
‐

Based at Univ. of Missouri's Journalism School; contains good information on state FOI 
laws, including surveys and analysis on their efficacy and compliance levels.  

http://drop.io/freedomofinformation 
‐

Contains links to additional reference guides; sample FOIA requests; etc.  

                                                            
1

 Remember that the DOJ defends agencies in FOIA disputes, so its Reference Guide is quite conservative. 
Quick & Dirty FOIA Guide 
Page 7 of 7